Archiwizowanie dokumentów to temat rzeka. Skomplikowanie tego procesu wynika m.in. z tego, że wśród firmowych zbiorów można znaleźć różne typy dokumentacji, a każdego z nich mogą dotyczyć inne przepisy. Z tym złożonym obowiązkiem nie pozostajemy jednak sami. Pomoc oferują specjaliści, odpowiedzialni za fachową organizację akt.
Czy musimy nawiązać współpracę z ekspertami?
Prawo nie nakłada na nas obowiązku podjęcia współpracy z profesjonalnymi podmiotami, zajmującymi się archiwizowaniem dokumentów. Mimo to wiele firm wybiera właśnie takie rozwiązanie. Możliwość skorzystania z kompetencji i doświadczenia zewnętrznego usługodawcy to przede wszystkim pewność, że całym procesem zajmą się osoby, dysponujące rzetelną wiedzą na temat zasad panujących w archiwistyce. To także świadomość, że zadanie zostanie wykonane z poszanowaniem zasad prawa.
Archiwizowanie dokumentów – obowiązujące przepisy
Warto wiedzieć, że archiwizacja akt nie oznacza po prostu uporządkowania dokumentacji. To drugie określenie można przecież rozumieć na wiele sposobów. Archiwizacja powinna oznaczać właściwe oznaczenie i klasyfikację dokumentów zgodnie z określonym kluczem. Co jasne, nie obędzie się tu bez znajomości przepisów, bo tylko wtedy możemy mieć pewność, że poszczególnym aktom nadano odpowiedni termin przechowywania. Niezwykle istotne jest też aktualizowanie swojej wiedzy – przykładowo istotne zmiany wprowadził art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy. Zgodnie z jego treścią od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat od momentu zakończenia stosunku pracy (wcześniej ten okres wynosił lat 50).
Zanim przystąpimy więc do realizacji tego zadania, musimy znać zasady archiwizacji m.in. dokumentów księgowych i pracowniczych. Cenna okaże się też wiedza na temat tego, jakie akta możemy przechowywać w formie elektronicznej. Do tego zbioru zaliczymy np. takie dokumenty jak polecenia księgowania, deklaracje podatkowe, kopie dokumentów kasowych, sprawozdania finansowe, czy dokumenty inwentaryzacyjne.
Organizacja pracy
Znajomość prawa jest całkowicie niezbędna, ale archiwizowanie dokumentów wymaga też umiejętnego zaplanowania procesu. Należy rzetelnie określić, jakie działania zostaną wykonane. Profesjonalni eksperci, m.in. Rhenus Data Office Polska, troszczą się o to, by każdy etap tworzenia firmowego archiwum przebiegał bez przeszkód. Praca obejmuje m.in. takie działania, jak:
1. zakwalifikowanie akt do właściwej kategorii i grupy rzeczowej;
2. uporządkowanie chronologiczne;
3. uformowanie tematyczne jednostek;
4. wykorzystanie systemu oznaczeń, ułatwiającego sprawne posługiwanie się archiwum;
5. nadanie zbiorom terminu przechowywania.
Specjaliści podczas archiwizacji wykorzystują pudła archiwizacyjne, segregatory i teczki. Akta muszą być bowiem nie tylko właściwie uporządkowane, ale też dobrze zabezpieczone i przygotowane do długotrwałego przechowywania.
O czym jeszcze należy pamiętać?
Czas, jaki trzeba przeznaczyć na archiwizowanie dokumentacji, zależy w dużej mierze od tego, jak obszerne są zbiory. Nawet niewielkie archiwum będzie wiązało się jednak z dość czasochłonnymi czynnościami. Taka precyzyjna praca z dokumentacją jest procesem długim i skomplikowanym. Nie należy zapominać o tym, że liczy się nie tylko osiągnięty efekt, ale też to, czy podczas procesu archiwizacji są przestrzegane wszystkie zasady bezpieczeństwa. Również na tym polu zaznacza się przewaga korzystania z pomocy zewnętrznych firm – wyspecjalizowane podmioty troszczą się o to, by podczas porządkowania, ewidencji itp. zachować najwyższe standardy tajności dokumentów.