Jeśli prowadzisz firmę, to zdajesz sobie sprawę z tego, ile problemów może przynieść, z pozoru zwykłe przechowywanie dokumentów. Liczne regulacje prawne oraz masa papierologii powodują, że aby należycie i efektywnie zarządzać dokumentacją, trzeba poświęcić temu dość dużo czasu i cierpliwości, a i to nie gwarantuje sukcesu. Odpowiedzią na Twoje problemy może być archiwum zewnętrzne.
Co możesz zyskać dzięki zewnętrznym systemom przechowywania dokumentacji?
Jak wspomnieliśmy wcześniej, własnoręczne zarządzanie dokumentacją firmy może przynieść wiele kłopotów i stratę cennego czasu. Stosy papierów zajmują też dużo miejsca w Twoim biurze, a jeśli nagle potrzebujesz dokopać się do jakiejś informacji, może się okazać, że znalezienie jej w tym gąszczu teczek, kartek i segregatorów może okazać się niezwykle problematyczne.
Dzięki zewnętrznemu systemowi przechowywania dokumentów możesz podnieść efektywność zarządzania swoim przedsiębiorstwem. Nie będziesz już musiał poświęcać cennego czasu na zabawę z papierami, a skoncentrujesz się na tym, czym zajmuje się Twoja firma. Ponadto będziesz spokojny, że Twoja dokumentacja jest w rękach profesjonalistów. To zagwarantuje Ci pełne bezpieczeństwo akt oraz zawartych w nich poufnych informacji, a czas dotarcia do nich zostanie znacząco skrócony, gdyż nie będziesz już musiał sam niczego szukać. Dodatkowo zyskasz też trochę miejsca w biurze, gdzie idealnie wpasuje się np. ekspres do kawy dla Ciebie i Twoich pracowników.
Jakie archiwum zewnętrzne wybrać?
Najważniejszą kwestią przy wyborze odpowiedniego zewnętrznego systemu przechowywania dokumentacji jest bezpieczeństwo. Zwróć uwagę czy magazyny, w których przechowywane są Twoje dokumenty należą do danego archiwum oraz czy posiadają odpowiednie zabezpieczenia przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe. Dowiedz się również, jak wygląda miejsce udostępniania informacji oraz czy istnieje możliwość dostarczenia dokumentacji do Ciebie, bezpośrednio lub elektronicznie.
Dobrzy archiwiści pomogą Ci na każdym etapie procesu przekazywania, gromadzenia i korzystania z dokumentów. Nie musisz sam wozić papierów. Pracownicy porządnego archiwum przyjadą i z należytą starannością odbiorą Twoją dokumentację oraz ustalą z Tobą wszelkie szczegóły katalogowania akt, kryteriów wyszukiwania dokumentów w bazie danych oraz czasu ich przechowywania. Po przeterminowaniu dokumentów pracownicy powinni wysłać ich wykaz do Ciebie, abyś zaakceptował decyzję o ich wybrakowaniu, a następnie zniszczą je zgodnie z procedurami.
Dbaj o swoją dokumentację!
Brak staranności przy gromadzeniu i korzystaniu z dokumentacji Twojej firmy może skutkować wieloma problemami. Jeśli natomiast chcesz poświęcić się temu zadaniu i robić wszystko należycie – stracisz dużo czasu i energii. Właśnie dlatego odpowiednie archiwum zewnętrzne może być dla Ciebie idealnym wyjściem. Dbaj o swoją dokumentację i zaufaj profesjonalistom!