Jak się przygotwać do wdrożenia RPA w firmie?

rpa w firmie

Robotyzacja przedsiębiorstw dotyczy nie tylko procesów produkcyjnych, ale także tych związanych z obsługą biurową. Roboty są w stanie skutecznie zastąpić pracę człowieka w powtarzalnych i ustandaryzowanych czynnościach takich jak przenoszeniu danych między systemami, wystawianiu faktur czy nawet wysyłaniu maili. Aby wdrożyć technologię Robotic Process Automation (RPA) w firmie, należy jednak najpierw odpowiednio się do tego przygotować. Dlatego podpowiadamy jak to zrobić za pomocą trzech prostych kroków. 

Audyt procesów i wybór tych, które mają zostać poddane robotyzacji

Pierwszym krokiem, jeśli chodzi o przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia RPA, jest audyt procesów wraz z szacowaniem lub pomiarami czasu odbywających się w nim procesów. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie informacji związanej z kosztem operacji wchodzących w ich skład. Dane te są z kolei podstawowym kryterium podczas podejmowania decyzji o opłacalności robotyzacji określonego procesu w firmie. 

Mapowanie procesów i ich analiza

Kolejnym krokiem poprzedzającym wdrożenie RPA w przedsiębiorstwie powinno być mapowanie i analiza procesów. Najlepiej w takim przypadku zadanie to zlecić specjalistom takim jak firma Nova Praxis, która prowadzi wywiady analityczne, pozyskuje wszelkie dane liczbowe związane z procesem i na tej podstawie mapuje procesy. Dzięki temu można przygotować strategię optymalizacji w oparciu technologię RPA lub inne rozwiązania automatyzujące procesy. 

Wyznaczenie funkcji jakie mają pełnić roboty w wybranych procesach przedsiębiorstwa

Ostatnim z istotnych kroków związanych z przygotowaniem przedsiębiorstwa do wdrożenia RPA jest wybór miejsc oraz rodzaju procesów, których ma ono dotyczyć. Na tym etapie są wobec tego:

  • opracowywane funkcję, jakie mają pełnić roboty, 
  • przygotowanie dokumentacji biznesowej wykonania robota 
  • sporządzane listy alternatywnych ścieżek, przeznaczone do ręcznej obsługi, 
  • konstruowane szczegółowe plany wdrożenia RPA,
  • formułowane instrukcje niezbędne do poprawnego funkcjonowania robota na danym stanowisku w przedsiębiorstwie. 

Podsumowując, aby przygotować firmę na wdrożenie RPA, należy w pierwszej kolejności zdefiniować występujące w niej procesy. Następnie zbadać je pod kątem generowanych przez nie kosztów oraz przeprowadzić ich mapowanie. Dzięki temu zostaną one usystematyzowane, a to z kolei ułatwi ich automatyzację. Dodatkowo na tym etapie istotne jest także dokładne określenie funkcji, jakie mają pełnić roboty i skonstruowanie dokładnego planu ich wdrożenia.