Cyfryzacja dokumentów to bardzo powszechne obecnie zjawisko. Na czym polega i dlaczego powinniśmy zdawać sobie z niego sprawę? Przeczytaj nasz artykuł!
Czym jest cyfryzacja dokumentów?
Cyfryzacja obiegu dokumentów, nazywana jest inaczej digitalizacją. Oznacza to nic innego jak proces wprowadzania papierowej wersji dokumentów do systemu komputerowego i przechowywanie ich w formie plików cyfrowych. W świecie, który zdominowany jest przez nowe technologie i komputery, takie działanie to czysta formalność.
Dlaczego wprowadzono cyfryzację dokumentów?
Cyfryzacja dokumentów to proces, który dzieje się od wielu lat, jednak trzeba przyznać, że okres pandemii zdecydowanie go przyspieszył. Dlaczego firmy się na to decydują?
Ułatwiony dostęp do plików
Wiele osób zaczęło pracować zdalnie, a co za tym idzie, nie miało stałego dostępu do biura i niezbędnych dokumentów. Poza tym wiele spraw zaczęto załatwiać za pomocą komputerów, a skany, wideo-spotkania czy elektroniczne podpisy przestały być egzotyczne nawet dla najbardziej tradycyjnych firm.
Oszczędność dla firmy
Digitalizacja przynosi duże oszczędności. Przede wszystkim drukowanie wszystkich dokumentów wbrew pozorom jest bardzo kosztowne, a musisz wiedzieć, że nie tylko tonery i sprzęt drukujący trzeba opłacić. Przede wszystkim trzeba mieć specjalne miejsce do przechowywania dokumentów, na których widnieją czyjeś dane. Nie mogą być to przypadkowe segregatory w dowolnym biurze. Musi być to bezpieczna przestrzeń, do której dostęp mają nieliczne osoby. W przypadku dużych korporacji, nierzadko zatrudnia się specjalną osobę, która takimi dokumentami zarządza. To dodatkowy koszt, ponieważ trzeba wypłacić jej wynagrodzenie. Co więcej, przy dużej ilości tradycyjnych dokumentów, wymagane jest stworzenie kilku etatów, a więc wypłacanie kilku wynagrodzeń. Digitalizacja może więc przynieść kilkadziesiąt tysięcy oszczędności miesięcznie.
Jak wprowadzić cyfryzację do swojej firmy?
Jeśli chcesz wprowadzić cyfryzację dokumentów do swojego biura, koniecznie zatrudnij osobę, która krok po kroku przeprowadzi ten proces. Musi być to ktoś z doświadczeniem, rzetelny, odpowiedzialny i terminowy. Wybierze on dla Ciebie system obiegu dokumentów, np. systemy informatyczne KartGIS, który pomoże Tobie i pracownikom zarządzać nimi, a następnie wprowadzi automatyzacje, wdrażające cyfrowe wersje papierowych dokumentów do codziennej pracy.
Teraz wiesz już, na czym polega digitalizacja dokumentów i ją wdrożyć. Mamy nadzieję, że doprowadzisz ten proces do końca sprawnie i bez problemów!