Wdrożenie PPK to jeden z najnowszych obowiązków, który spoczywa na pracodawcach. Gromadzone na kontach PPK oszczędności są finansowane przez 3 strony: przez pracowników, przez pracodawców oraz przez państwo. W naszym artykule tłumaczymy, co to jest PPK i co zrobić, żeby wprowadzić go w firmie i by zarówno pracownicy, jak i pracodawca byli zadowoleni z podjętej decyzji.
Co to jest PPK? Jak tworzone są oszczędności w PPK?
PPK istnieje od 1 stycznia 2019 roku. Wtedy to weszła w życie Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych, która narzuciła na pracodawców obowiązek wdrożenia w prowadzonych firmach PPK. To właśnie pracodawcy są odpowiedzialni za wybranie odpowiedniej instytucji finansowej, która będzie gromadziła i zarządzała znajdującymi się w PPK środkami, za przygotowanie odpowiedniej akcji informacyjnej wśród pracowników, za zawarcie umowy o prowadzeniu PPK oraz za terminowe odprowadzanie wszystkich wpłat i archiwizowanie związanych z nimi dokumentów. Więcej na temat Pracowniczych Planów Kapitałowych opowiedział nam nasz rozmówca, doradca klientów z Biura audytorsko-księgowego eKFK w Warszawie:
Z założenia korzyści płynące z Pracowniczego Planu Kapitałowego powinny być duże. Oszczędności w PPK pochodzą bowiem nie tylko od pracowników, ale również od pracodawcy oraz z budżetu państwa. Wprowadzenie PPK ma być rozwiązaniem problemów, które coraz częściej wróżone są systemowi emerytalnemu w Polsce. Uczestnictwo w PPK jest jednak dobrowolne i nie każdy pracownik musi chcieć w takiej formie odkładać środki.
W jaki sposób powinno być wprowadzone PPK w firmie?
Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych powstała na wzór rozwiązań stosowanych w innych krajach, przede wszystkim w Wielkiej Brytanii i w Nowej Zelandii. PPK tworzone jest przez pracodawców i to na nich spoczywają wszystkie związane ze wdrożeniem PPK obowiązki. Wybierając najlepszą formę Pracowniczego Planu Kapitałowego, warto skorzystać ze świadczonych przez biura księgowe usług kadrowo-płacowych. Na wdrożenie PPK składają się 4 najważniejsze etapy:
- Przygotowanie firmy od strony kadrowej i informatycznej oraz przeprowadzenie wśród pracowników odpowiedniej akcji informacyjnej – firma musi mieć warunki do tego, żeby już po wdrożeniu PPK móc skutecznie i terminowo odprowadzać wszystkie opłaty oraz archiwizować całą gromadzoną dokumentację. Pracownicy z kolei, żeby móc się zdecydować na uczestnictwo w PPK, muszą mieć wiedzę o tym, dlaczego taka forma odkładania środków będzie dla nich korzystna.
- Wybór instytucji finansowej, która będzie gromadzić i zarządzać gromadzonymi środkami –decyzja ta powinna zostać podjęta w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub z reprezentacją pracowników. Obecnie w kraju istnieje ponad 20 instytucji, które zajmują się świadczeniem tego typu usług. Podejmując decyzję o wyborze jednej z nich, trzeba się kierować jej doświadczeniem, proponowanymi przez nią kosztami oraz dotychczasowymi wynikami w zarządzaniu finansami.
- Zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK – po wybraniu odpowiedniej instytucji finansowej należy zawrzeć z nią umowę o zarządzanie PPK oraz o prowadzenie PPK w imieniu osób zatrudnionych w firmie.
-
Terminowe odprowadzanie wpłat i prowadzenie archiwizacji dokumentacji – mając już podpisaną umowę z wybraną instytucją finansową, należy zadbać o terminowe odprowadzanie wszystkich wpłat oraz o prawidłową archiwizację całej związanej z nimi dokumentacji. Wpłaty zarówno za siebie, jak i za pracowników są przekazywane na konto PPK przez pracodawcę, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one odliczone i pobrane.